○光市教育委員会事務局文書取扱規程

平成16年10月4日

教育委員会訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の受付及び処理(第8条―第11条)

第3章 文書の処理(第12条―第20条)

第4章 文書の施行(第21条―第25条)

第5章 文書の整理、保存及び廃棄(第26条―第31条)

第6章 補則(第32条―第34条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、光市教育委員会事務局(以下「事務局」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ円滑な処理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び写真(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)であって、職員が組織的に用いるものとして管理しているものをいう。

(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電気通信回線又は総合行政ネットワークを利用して収受し、又は発送する文書をいう。

(3) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、発送、公示、完結、廃棄等の登録等を行う情報処理システムをいう。

(5) 課長 前号に規定する課の長をいう。

(6) 起案 市の意思を文書によって具体化するための基礎となる案文を作成すること及び事後の報告、事案の結果等を文書として具体化することをいう。

(7) 回議書 決裁又は供覧に係る一切の文書をいう。

(8) 保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)において管理することをいう。

(9) 保存 完結した文書を書庫において主管課が管理することをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 事務の処理は、原則として文書によらなければならない。

2 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

3 文書は、光市情報公開条例(平成16年光市条例第11号)に基づく文書の公開及び光市個人情報保護条例(平成16年光市条例第12号)に基づく個人情報の開示等に対応できるよう適切に管理しなければならない。

(教育総務課長の責務)

第4条 教育総務課長は、常に各課における文書の取扱いに留意し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(課長の責務)

第5条 課長は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるよう留意し、所属職員の指導に努めなければならない。

(文書主任)

第6条 課長の文書事務を補佐するため、各課に文書主任を置く。

2 各課の文書主任は、別表のとおりとする。

3 文書主任は、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書処理の促進に関すること。

(2) 文書の整理及び管理に関すること。

(3) 文書の保存及び引継ぎに関すること。

(4) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関し必要なこと。

(文書主任会議)

第7条 教育総務課長は、文書事務に関する事務の調整を図るため、必要に応じて文書主任会議を開催するものとする。

第2章 文書の受付及び処理

(受付手続)

第8条 事務局に到達した文書は、教育総務課において受付し、次に定めるところにより処理しなければならない。

文書の区分

配布の方法

備考

金券、特殊取扱郵便(書留、配達証明、内容証明等)による文書及び重要又は機密と認める文書

主管課長又は名あて人に配布する。

主管課において課収受印を押印する。

電報

主管課又は名あて人に配布する。

 

その他の文書

開封しないでも主管課又は名あて人が判明する文書

封をしたまま配布ボックスを利用し主管課又は名あて人に配布する。

主管課において課収受印を押印する。

開封しないと主管課又は名あて人が判明しない文書

開封し、配布ボックスを利用して、主管課又は名あて人に配布する。

審査請求又は訴訟に関する文書等収受の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係あると思われる文書

主管課長又は名あて人に直接配布する。

主管課において課収受印を押印し、文書の余白に収受時刻を記載する。

新聞、雑誌等の定期刊行物、パンフレット、ポスター類、単なる送り状その他定例的又は軽易な文書

開封し、配布ボックスを利用して、主管課又は名あて人に配布する。

収受印は押さない。

2 事務局以外の出先機関に直接到達した文書は、前項の規定にかかわらず、当該機関の長において受付するものとする。

3 事務局に到達した文書で受付すべきでないものについては、教育総務課において返送その他必要な処置を採らなければならない。

(数課に関連ある文書)

第9条 2以上の課に関連のある文書は、関係の最も深い課に配布し、主管の明らかでないものについては、教育総務課長の定めるところによる。

(電話等による聴取)

第10条 各課において電話等(ファックス)又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、文書管理システムに登録し、文書として取り扱うとともに、第13条の例により処理しなければならない。

(電気通信回線を利用した収受)

第11条 電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。

2 受信した電子文書については、その内容を確認し、速やかに用紙に出力するものとする。

3 前項の規定により出力された用紙は、到着し、又は配布された文書とみなし、第8条及び第9条の規定による文書の処理を行うものとする。

第3章 文書の処理

(処理の原則)

第12条 課長は、文書の配布を受けたときは、当該事務の担当者に文書管理システムに登録させるとともに、処理方針を示して、速やかに処理させなければならない。

(文書の作成)

第13条 決裁を要する文書の起案は、文書管理システムから出力した起案用紙(様式第1号)を用い、次により処理しなければならない。ただし、別に定めがあるもの、一定の簿冊により処理できるもの又は軽易な文書で、回覧印(様式第3号)を用い、処分案を余白に朱書して処理できるものは、この限りでない。

(1) 光市公用文に関する規程(平成16年光市訓令第8号)に準じて、簡易、平易及び正確に作成すること。

(2) 件名、決裁区分、部課名、起案者名、保存期間、文書分類コード、起案年月日等必要事項を明記すること。

(3) 起案の根拠となる関係書類及び必要に応じ参考資料を添付すること。

(文書の記号及び番号)

第14条 課収受印を押印する文書は、文書記号及び文書番号を付けなければならない。ただし、届出その他の軽易な文書で受付日等を明らかにするためのみに課収受印を押印する文書については、この限りでない。

2 文書記号は、「光教」の次に課の頭文字を付したものとする。ただし、課の頭文字が2課以上にわたり重複する場合は、教育総務課長が別に定めるところによる。

3 文書番号は、別に定めがあるものを除き、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、同一事案に属する一般文書は、完結するまでは同一の番号を用いなければならない。この場合において、その事案が2年にわたる場合は、次年において更新するものとする。

4 事務局内限りの軽易な一般文書については、文書番号を省略し「号外」として処理するものとする。

(決裁区分の表示)

第15条 回議書は、光市教育委員会事務局事務決裁規程(平成16年光市教育委員会訓令第2号)に基づき、次の決裁区分を表示しなければならない。

(1) 教育長の決裁を要するもの 丙

(2) 課長の決裁を要するもの 丁

(合議)

第16条 回議書は、関係のある他の部課長に合議しなければならない。

2 合議は、関係の深い課から順次行わなければならない。

3 合議は、主管課長を経て、関係課長に行うものとする。

4 合議を受けた回議書は、直ちに処理しなければならない。ただし、処理に日時を要する場合は、その旨を主管課長に通知しなければならない。

5 合議を受けた関係課長に意見があるときは、主管課長にその旨を付して協議しなければならない。

(市長部局への合議)

第17条 光市事務決裁規程(平成16年光市訓令第5号)に基づき必要なものは、その定めるところにより市長部局へ合議し、処理しなければならない。

(総務課長への合議)

第18条 次に掲げる回議書は、原則として総務課長に合議しなければならない。

(1) 条例案、規則案、告示案、訓令案及び公告案

(2) 市議会に提出する議案

(3) 訴訟及び訴願に関する事案

(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要なもの

(5) 表彰状案及び感謝状案

(6) 前各号に掲げるもののほか、総務課長に合議することが適当と認められるもの

(合議済回議書の変更又は廃止)

第19条 決裁又は合議済の回議書の内容を変更しようとするときは、決裁又は合議の例により処理しなければならない。

(決裁済回議書等の取扱い)

第20条 決裁済の回議書(以下「原議」という。)は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 決裁者は、原議に決裁印を押し、起案者又は主管課長に回付する。

(2) 起案者は、原議に決裁日を記載するとともに、文書管理システムに決裁日を登録しなければならない。

(3) 教育委員会規則、教育委員会規程、教育委員会告示、教育委員会訓令及び教育委員会公告の原議は、教育総務課にて暦年により保管し、及び保存するものとする。

第4章 文書の施行

(公印の押印等)

第21条 文書(電気通信回路を利用して送信する文書を除く。)を施行するときは、公印を押印しなければならない。ただし、庁内文書及び軽易な文書については、これを省略することができる。

2 契約書、登記文書その他閉じ替えを禁ずる文書には、その閉じ目に割り印をしなければならない。

(公印の使用)

第22条 公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、教育総務課長に提示し、審査を受けなければならない。

2 教育総務課長は、前項の審査において適当と認めるときは、公印使用簿(様式第4号)に使用目的を記入の上、公印を使用させるものとする。

3 光市教育委員会公印規則(平成16年光市教育委員会規則第5号。以下「公印規則」という。)に定める課長等が保管する公印の使用に関しては、前2項に準じて行う。この場合において、前2項中「教育総務課長」とあるのは、「保管者」と読み替えるものとする。

(公印の刷り込み)

第23条 公印は同時に多数を要するときは、教育総務課長の承認を得て刷り込むことができる。

(発送)

第24条 文書の発送は、次の区分によって行うものとする。

(1) 文書を発送しようとするときは、文書管理システムに必要事項を登録するものとする。

(2) 郵便等の方法により文書を発送するときは、発信者、宛先、郵送種別(親展、書留、速達、内容証明等)その他の必要事項を明記して、総務課に提出するものとする。

(3) 逓送自動車を利用して文書を発送する場合は、配布ボックスを利用するものとする。

(電気通信回線を利用した文書の送信)

第25条 電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。

2 電気通信回線を利用する文書の送信は、総合行政ネットワークを利用する場合及び電気通信回線を利用することについて相手先との合意がある場合に限るものとする。

3 総合行政ネットワークによる電子文書を送信する場合には、当該文書に電子署名を付与するものとする。

4 電子署名を行うために必要な事項は、別に定める。

第5章 文書の整理、保存及び廃棄

(文書整理の原則)

第26条 文書は、文書分類表に基づいて常に整理し、重要なものは、非常災害に際して支障がないよう必要な措置をしておかなければならない。

2 未完結文書は、常に一定の場所に保管し、担当者が不在のときでも処理の経過が分かるようにしなければならない。

(完結文書の整理等)

第27条 完結文書は、次に定めるところにより、これを整理しなければならない。

(1) 完結文書は、文書管理システムに完結日を登録するとともに、文書分類表に基づいて分類し、会計年度又は暦年ごとに編集しなければならない。

(2) 事案の処理が2年以上にわたるものは、完結した年度又は年に属する文書として編集するものとする。

(3) 個別ファイルは、原則として専用ファイルを使用することとし、これにより難いときは、ファイルラベル(様式第5号)及びファイル背表紙(様式第6号)を使用するものとする。

(4) 個別ファイルには、原則としてファイル目次(様式第7号)を付さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、課長は、保管する必要のない軽易な完結文書は、直ちに廃棄することができる。

(文書の保管)

第28条 完結文書は、完結した年度の翌年度(年にあっては、翌年)1年間は、主管課内において保管する。

2 主管課での保管が前項の期間を経過したものは、原則として、当該文書の保存期間が満了するまで、書庫(事務局以外に事務室のある課にあっては、当該事務室等)において保存する。ただし、主管課において常時使用する文書で、保存することにより事務に支障を来すと認められるものについては、引き続き、主管課で保管することができる。

3 課長は、情報公開制度に円滑に対応するため、保存文書を適正に管理しなければならない。

(書庫の管理)

第29条 書庫は、教育総務課長が管理する。

2 書庫内においては、常に清潔整理を維持し、一切の火気を使用してはならない。

(保存種別及び保存期間)

第30条 法律又はこれに基づく政令に規定するものを除くほか、文書の保存種別及び保存期間は、次のとおりとする。

(1) 第1種(永年保存)

 規則その他例規類の原議

 主要な告示、公告、達、指令及び通達

 市史及びその資料となる重要書類

 公有財産の取得、管理又は処分に関する重要な文書

 訴願、訴訟及び審査請求に関する書類

 人事に関する重要な文書

 重要な統計に関する文書

 予算、決算及び出納に関する文書で特に重要なもの

 許可、認可及び契約に関する文書で特に重要なもの

 事務引継ぎに関する文書で重要なもの

 公印台帳

 公の施設等の設計及び施行図

 からまでに掲げるもののほか、重要であって永年保存の必要があると認められる書類

(2) 第2種(10年保存)

 会計上の帳簿及び証票書類

 滞納処分関係文書

 寄附関係文書

 入札書及び入札執行調書

 陳情及び請願に関する重要な文書

 からまでに掲げるもののほか、10年間保存の必要があると認める書類

(3) 第3種(5年保存)

 歳出予算の配当その他予算の執行に関する文書

 に掲げるもののほか、5年間保存の必要があると認める書類

(4) 第4種(1年保存)

 第1種、第2種及び第3種に属さない書類

(保存文書の廃棄)

第31条 課長は、保存期間が経過した文書については、廃棄するものとする。ただし、課長がなお保存の必要があると認めるものについては、その保存期間を定めて保存することができる。

2 廃棄文書で、個人のプライバシーに関すること等が含まれているものについては、裁断又は焼却の方法により廃棄しなければならない。

第6章 補則

(事務局以外の文書の取扱い)

第32条 事務局以外において取り扱う文書については、別に定めがあるもののほか、この訓令の例による。

(その他)

第33条 この訓令の施行に関し必要な事項は、教育長が別に定める。

第34条 この訓令に定めない事項は、光市文書取扱規程(平成16年光市訓令第7号)の例に準ずる。

附 則

この訓令は、平成16年10月4日から施行する。

附 則(平成19年教委訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年教委訓令第1号)

この訓令は、平成20年6月1日から施行する。

附 則(平成21年教委訓令第2号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成21年教委訓令第8号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成22年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正後の光市教育委員会事務局文書取扱規程の規定は、暦年ごとに編集する文書及び平成22年度予算の執行のために決裁を要する文書の起案について適用し、その他会計年度ごとに編集する文書の起案については、平成22年3月31日までの間に限り、なお従前の例による。

附 則(平成22年教委訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正後の光市教育委員会事務局文書取扱規程の規定は、平成22年度(暦年により管理する文書にあっては、平成22年。以下同じ。)以降の文書について適用し、平成22年度以前の文書については、なお従前の例による。

附 則(平成24年教委訓令第6号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成27年教委訓令第3号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年教委訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 改正後の光市教育委員会事務局文書取扱規程の規定は、平成28年度(暦年により管理する文書にあっては、平成28年。以下同じ。)以降の文書について適用し、平成28年度以前の文書については、なお従前の例による。

別表(第6条関係)

課名

文書主任となる者

教育総務課

管理係長

経理係長

学校教育課

指導係長

学務係長

人権教育課

人権教育係長

文化・社会教育課

文化振興係長

社会教育係長

体育課

体育係長

図書館

業務係長

学校給食センター

業務係長

つるみ幼稚園

園長

やよい幼稚園

園長

さつき幼稚園

園長

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様式第2号 削除

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光市教育委員会事務局文書取扱規程

平成16年10月4日 教育委員会訓令第3号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第1章 教育委員会
沿革情報
平成16年10月4日 教育委員会訓令第3号
平成19年4月1日 教育委員会訓令第1号
平成20年6月1日 教育委員会訓令第1号
平成21年4月1日 教育委員会訓令第2号
平成21年12月28日 教育委員会訓令第8号
平成22年4月1日 教育委員会訓令第4号
平成24年4月1日 教育委員会訓令第6号
平成27年3月31日 教育委員会訓令第3号
平成28年3月30日 教育委員会訓令第1号