2　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

3　文書は、光市情報公開条例(平成16年光市条例第11号)に基づく文書の公開及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく保有個人情報の開示に対応できるよう適切に管理しなければならない。

2　各課の文書主任は、光市事務分掌規則第2条第1項の表並びに光市支所及び出張所事務分掌規則第2条第1項の表及び同条第2項に掲げる係の長の職にある者とする。

3　文書主任は、次に掲げる事務に従事する。

2　本庁以外の出先機関に直接到達した文書は、前項の規定にかかわらず、当該機関の長において収受するものとする。

3　勤務時間外に到達した文書は、当直者が受領し、及び保管し、当直後総務課長に引き継がなければならない。

4　総務課長は、郵便料金の未納又は不足の文書があるときは、公務に関するものであることが明らかであるものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

5　本庁に到達した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置を採らなければならない。

2　受信した電子文書は、その内容を確認し、速やかに用紙に出力するものとする。

3　前項の規定により出力された用紙は、到着し、又は配布された文書とみなし、第8条及び第9条による文書の処理を行うものとする。

2　文書記号は、「光」の次に課の頭文字を付したもの(大和支所にあっては、「光大」の次に課の頭文字を付したもの)とする。ただし、課の頭文字が2課以上にわたり重複するとき、又は前条ただし書に規定する一定の簿冊により処理できるものであって、総務課長が特に必要と認めるときは、総務課長が別に定めるところによる。

3　文書番号は、別に定めがあるものを除き、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、同一事案に属する一般文書は、完結するまでは同一の番号を用いなければならない。この場合において、その事案が2年にわたるときは、次年において更新するものとする。

4　庁内限りの軽易な一般文書については、文書番号を省略し「号外」として処理するものとする。

2　合議は、関係の深い課から順次行わなければならない。

3　合議は、主管課長及び主管部長を経て、関係課長及び関係部長に行うものとする。

4　合議を受けた回議書は、直ちに処理しなければならない。ただし、処理に日時を要する場合は、その旨を主管課長に通知しなければならない。

5　合議を受けた関係部課長に意見があるときは、協議をし、なお決定しないときは、主管課長又は主管部長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

2　契約書、登記文書その他閉じ替えを禁ずる文書には、その閉じ目に割り印をしなければならない。

2　総務課長は、前項の審査において適当と認めるときは、公印使用簿(様式第8号)に使用目的を記入の上、公印を使用させるものとする。

3　光市公印規程(平成16年光市訓令第9号)に定める部課長等が保管する公印の使用に関しては、前2項に準じて行う。この場合において、前2項中「総務課長」とあるのは、「保管者」と読み替えるものとする。

2　電気通信回線を利用する文書の送信は、総合行政ネットワークを利用する場合及び電気通信回線を利用することについて相手先との合意がある場合に限るものとする。

3　総合行政ネットワークによる電子文書を送信する場合には、当該文書に電子署名を付与するものとする。

4　電子署名を行うために必要な事項は、別に定める。

2　未完結文書は、常に一定の場所に保管し、担当者が不在のときでも処理の経過が分かるようにしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、課長は、保管する必要のない軽易な完結文書は、直ちに廃棄することができる。

2　主管課での保管が前項の保管期間を経過したものは、原則として、当該文書の保存期間が満了するまで書庫(本庁以外に事務室のある課にあっては、当該事務室等)において保存する。ただし、主管課において常時使用する文書で、保存することにより事務に支障を来すと認められるものについては、引き続き、主管課で保管することができる。

3　課長は、情報公開制度に円滑に対応するため、保存文書を適正に管理しなければならない。

2　書庫内においては、常に清潔整理を維持し、一切の火気を使用してはならない。

2　廃棄文書で、個人のプライバシーに関すること等が含まれているものについては、裁断又は焼却の方法により廃棄しなければならない。

この訓令は、平成16年10月4日から施行する。

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成22年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の光市文書取扱規程の規定は、暦年ごとに編集する文書及び平成22年度予算の執行のために決裁を要する文書の起案について適用し、その他会計年度ごとに編集する文書の起案については、平成22年3月31日までの間に限り、なお従前の例による。

(施行期日)

1　この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の光市文書取扱規程の規定は、平成22年度(暦年により管理する文書にあっては、平成22年。以下同じ。)以降の文書について適用し、平成22年度以前の文書については、なお従前の例による。

この訓令は、平成22年10月12日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。