○光市公用文に関する規程
平成16年10月4日
訓令第8号
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、本市における文書の作成に用いる例式及び用字、用語等に関し必要な事項を定めるものとする。
(文書の種類)
第2条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいてする処分で一般に公示するもの
イ 公告 告示以外のもので公示するもの
(3) 令達文書
ア 訓令 市長が所属の機関又は職員に対し、職務の執行等について命令するもの
イ 通達 市長が指揮監督権に基づいて所属の機関等に対し、職務執行上の細目、法令の解釈、行政運用の方針等を指示し、又は命令するもの
ウ 依命通達 上司からの命を受けた特定事項を自己の名で発するもの
エ 指令 個人又は団体からの申請又は願いに対して許可、認可又は指示命令するもの
オ 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項を命令し、禁止し、停止し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの(指令に規定するものを除く。)
(4) 議案文書 会議において議決すべき案件となるもの
(5) 一般文書
ア 内部文書
(ア) 伺い 機関の意思決定をするための手続として、上司の指揮を求めるもの
(イ) 上申 上司又は上級行政庁に意見又は事実を述べるもの
(ウ) 内申 主として人事上の発令等の処置を述べるもの
(エ) 辞令 職員に対し、任免、給与、勤務等に関して命令するもの
(オ) 復命 上司から命ぜられた用務の結果を報告するもの
(カ) 供覧 上司の閲覧に供するもの
(キ) 回覧 職員相互に見せ合うもの
イ 往復文書
(ア) 照会 一定の事項について、相手方に回答を求めるもの
(イ) 回答 照会、依頼、協議等に応ずるもの
(ウ) 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの
(エ) 依頼 一定の事項について、相手方に頼むもの
(オ) 送付 書類、物品等を送るもの
(カ) 報告 事務の状況その他を上司又は上級の行政庁に対し知らせるもの
(キ) 進達 願い、申請等を上級の行政庁に取り継ぐもの
(ク) 副申 進達する文書に意見を添えるもの
(ケ) 申請 許可、認可、承認等の行為を請求するもの
(コ) 願い 一定の事項を願い出るもの
(サ) 届出 一定の事項について届け出るもの
(シ) 協議 一定の事項について相手方との打合せのために発するもの
(ス) 承認 相手方の行為に対し、同意を与えるもの
(セ) 建議 諮問機関等がその属する行政機関に対して、自発的に意見を申し出るもの
(ソ) 諮問 諮問機関に対し、調査若しくは審議を依頼し、又はそれに基づく意見を求めるもの
(タ) 答申 諮問に対し回答を述べるもの
(チ) 嘱託(委嘱) 事務処理その他一定の行為を委託するもの
(6) 契約文書 当事者がある事項について一定の法律効果の発生を目的として取り交わすもの
(7) その他の文書
ア 賞状、表彰状、感謝状等
イ 書簡文、案内状、礼状、挨拶状等
ウ 証明文
(用字及び用語)
第3条 文書に用いる漢字、仮名遣い及び仮名については、それぞれ次の基準による。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(5) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(6) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日内閣法制局長官決定)
(左横書きの原則)
第4条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令の規定により縦書きと定められたもの
(2) 他の官公署が縦書きと定めたもの
(3) 賞状、式辞その他これらに類するもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、特に必要と認めるもの
(文体)
第5条 文体は、原則として「ます体」を基調とする口語体を用いる。ただし、条例、規則、告示、訓令、契約書その他これに類するもの及び箇条書きの部分は、「である体」を用いる。
(一般的注意)
第6条 文書は、次に掲げる事項に注意して作成しなければならない。
(1) 専門用語は、なるべく用いないで、易しい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。ただし、注釈を付けた場合は、日常使われていない外来語を用いることができる。
(3) 文章は、なるべく短く区切り、内容に応じて箇条書の方法等を取り入れ、理解しやすいものとすること。
(4) 標題(件名)は、あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(5) 見出し符号は、次の順序で用い、見出し符号の横には、「1.」のようなピリオドを打たないで1字空けて次の字を書くものとする。ただし、「第1」を省いて「1」から始めることができる。
第1
1
(用紙の規格)
第7条 用紙は、日本工業規格によるA列4番を用いるものとする。ただし、別に規格の定めのある場合その他特に他の規格の用紙を必要とする場合は、この限りでない。
(文書の書式)
第8条 文書の書式は、おおむね別表のとおりとする。
附則
この訓令は、平成16年10月4日から施行する。
附則(平成17年訓令第17号)
この訓令は、平成17年5月2日から施行する。
附則(平成22年訓令第21号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成22年11月30日から施行し、同日以後に起案をする文書について適用する。
(既存条例等における語の表記との調整)
2 改正前の光市公用文に関する規程の規定に基づき起案された条例、規則、告示及び訓令(以下「条例等」という。)を改正後の光市公用文に関する規程(以下「改正後の訓令」という。)の規定に基づき起案された条例等により改正する場合において、改正後の訓令の規定を適用した結果、改正されない部分に用いられている語の表記と改正される部分に用いられるこれと同一の内容を表す語の表記とが異なることとなっても差し支えないものとする。
附則(平成28年訓令第5号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
