光市情報公開条例(平成16年光市条例第11号。以下「条例」という。)に定める公文書の公開等に関する事務の取扱いは、別に定めるものを除き、この訓令の定めるところにより行うものとする。

第2　情報公開の事務分掌

4　市長以外の実施機関に対する公文書の公開請求及び不服申立てに関する事務は、それぞれの実施機関において行う。ただし、公営企業管理者に対する不服申立てについては、市長部局の情報公開主管課が受け付けることとする。

第3　公開請求に係る事務の取扱い

1　受付の場所

請求の受付は、原則として情報公開総合窓口にて行う。ただし、市長以外の実施機関については、それぞれの事務所においても受け付ける。

2　請求内容の把握

(1)　情報公開主管課

ア　公文書の公開を請求しようとする者の意図を十分に理解し、求めている情報をできる限り具体的に把握するよう努める。

イ　公開請求に係る公文書が他の制度によって閲覧若しくは縦覧又は写しの交付が請求できないか確認する。

ウ　公開請求をするまでもなく、その場で提供できる公文書又は従来からの情報提供で対応できないか確認する。

エ　以上の確認作業を終えた後、請求しようとする者との聞き取りの中で、文書目録を活用しながら、当該請求に係る公文書を保有している所管課(以下「担当課」という。)を判断し、担当課に連絡を取る。

(2)　担当課

ア　文書目録を活用しながら、請求に係る公文書の特定を行う。この際、当該請求に係る公文書の公開が、条例に基づくことが妥当かどうかを再度確認する。

イ　条例第16条の規定により情報提供ができるときは、公文書の公開の手続によらないでその保有する行政資料により積極的に提供するものとする。

ウ　イの情報提供に伴う写しの作成費用の徴収については、第5の5「費用の徴収」に準じて取り扱うものとする。

3　請求の受付

(1)　請求書の提出

ア　公開請求は、請求者が、公文書公開請求書(以下「公開請求書」という。)に必要事項を記入し、原則として窓口に提出することにより行う(郵送も可)。電話又はファクシミリによる請求は認めない。

イ　アの規定にかかわらず、文書による請求が困難な者については、請求者に内容の確認を得ることによって、職員が公開請求書を代筆することができる。

ウ　公開請求書は、原則として、請求に係る公文書1件につき1枚の提出とする。ただし、同一の請求者から同一の担当課に複数の公文書について請求がある場合は、1枚の公開請求書に記入することとして差し支えない。

(2)　請求者の確認

ア　公開請求書を提出した者が条例第5条各号のいずれかに該当するものであるかどうかの確認は、公開請求書の記載内容により行うこととし、身分証明書等の提示は求めない。

イ　代理人による請求も認めることとするが、この場合においては、委任状を徴する等して、代理関係を確認する。

ウ　請求者が条例第5条各号に該当しない場合又は請求に係る公文書が適用日前に作成し、又は取得した公文書である場合は、任意的公開で対応することとなるので、請求者にその旨を十分説明し、的確な対応を行う。

(3)　公文書の存否に関する情報の取扱い

公開の請求に係る公文書が条例第9条の規定に該当する場合は、可能な限り請求書を提出する時点において、非公開の決定を行う。この際、光市行政手続条例(平成16年光市条例第13号)の規定により、申請書の不受理はできないことに留意しながら請求者の理解を求める。

4　公開請求書の記載内容の確認

(1)　「請求者」

ア　公文書の公開をするかどうかの決定通知及び関係各課と連絡調整を行う必要があることから正確に記入されていること。

イ　代理人による請求の場合は、本人及び代理人の住所、氏名及び電話番号が記入されていること。

ウ　法人その他の団体が請求を行う場合にあっては、住所及び氏名には、その主たる事務所の所在地又はその代表者の住所並びに名称及び代表者の氏名が記入されていること。なお、連絡調整を容易にするため、必要があると認められるときは、事務担当者の氏名等を付記するよう求めること。

(2)　「公文書の件名又は内容」

公文書の件名が、具体的に記入されていること。なお、公開請求書の提出時に公文書の特定ができない場合は、知りたいと思う事項の内容をできるだけ具体的に記載して請求書を受付けることとする。

(3)　「請求の目的」

できるだけ具体的に記入するよう求めること(条例第4条に「市民の責務」について規定している。)。

(4)　「請求者の区分」

該当するものの番号が○で囲まれていること。

(5)　「利害関係の内容」

ア　「請求者の区分」欄の5の番号が○で囲まれている場合に、記入されていること。

イ　利害関係人から公開請求があった場合は、当該利害関係の内容、請求に係る公文書の内容と利害関係との関連等について、慎重に確認すること。

(6)　「市内の事務所、事業所又は学校の名称及び所在地」

「請求者の区分」欄の2、3又は4の番号が○で囲まれている場合に、記入されていること。

(7)　「公開の方法」

該当するものの番号が○で囲まれていること。なお「閲覧」に○印がある場合でも、公文書の閲覧時に要望があれば写しの交付も行うこととする。

5　公開請求書の記載事項に不備がある場合の取扱い

(1)　来庁者による提出の場合

請求者に対し、訂正し、又は補筆することにより、当該公開請求書を補正するよう求めるものとする。なお、公開請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等の軽微な不備については、担当職員が職権で補正できるものとする。

(2)　郵送による提出の場合

ア　当該請求を却下せざるを得ないような特別の事情があるときを除き、担当職員は、請求者に対し、相当の期間を定めて当該公開請求書の補正を求めるものとする。なお、公開請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等の軽微な不備については、担当職員が職権で補正できるものとする。

イ　相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても補正されない場合は、請求を却下するものとする。

ウ　補正を求めた場合における公文書の公開をするかどうかの決定は、補正された公開請求書を受理した日から起算して15日以内とする。

6　公開請求書の受付

(1)　受付事務

請求書が提出された場合は、次の手順で受付事務を行うものとする。

ア　必要事項記載の確認

イ　請求書原本に受付印の押印

ウ　請求書の写しを請求者及び担当課に送付

(2)　受付の際の説明

請求書の受付事務に併せて、請求者に次のことを説明するものとする。

ア　請求書を受理した日から起算して15日以内(公開請求書が形式上の要件に適合しない場合において補正を求めた場合は、その補正に要した期間を除く。)に公開又は非公開の決定を行い、「公文書公開決定通知書」、「公文書部分公開決定通知書」又は「公文書非公開決定通知書」により、速やかに請求者に通知すること。また、書面による通知が決定期限までに請求者に到達しないおそれがあると認められるときは、電話によりその旨が通知されること。

イ　やむを得ない理由により15日以内に決定をすることができないと認めるときは、公文書公開決定期間延長通知書により、延長の理由及び延長後の決定期限が請求者に速やかに通知されること。

ウ　公文書の公開を行う場合の日時及び場所については、公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書により通知すること。

エ　公文書の公開を受ける際には、公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書を担当者に提示すること。

オ　公文書の写しの作成に必要な費用は、請求者の負担となること。

第4　公開・非公開の決定

1　担当課

(1)　請求に係る公文書の検索

次の点に留意し、迅速な検索に努めること。

ア　公開又は非公開の決定は、公開請求を受理した日から起算して15日以内に行わなければならないこと。

イ　請求に係る公文書が不存在の場合は、公文書不存在通知書により通知すること。

(2)　第三者に関する情報に係る意見聴取

条例第11条第5項に規定する第三者に関する情報に係る意見聴取は、次のとおりとする。

ア　意見の聴取

意見の聴取は、当該公文書に記録されている情報が非公開事項に該当しないかどうかを容易に判断できる場合を除き、必要に応じ、実施するものとする。

イ　聴取の方法

意見の聴取は、第三者に対し「公開請求に関する意見聴取依頼書」を通知し、当該第三者から「意見書」の提出を求めることにより行う。この場合、回答は、1週間以内に行われるよう協力を求める。

ウ　聴取に当たっての留意事項

意見の聴取に当たっては、当該公文書が公開されることによる第三者の権利利益の侵害の有無、第三者との協力関係又は信頼関係に対する影響の有無その他必要な事項の把握に努めるものとする。

エ　第三者への通知

第三者から意見聴取を行った場合において、公文書の公開をすることの決定(公文書の部分公開をすることの決定を含む。以下同じ。)をしたときは、当該第三者に「公文書の公開に関する決定告知書」により通知する。なお、公開をしないことの決定をした場合においても、口頭により通知するものとする。

(3)　決定期間の延長

ア　延長の通知

災害等の発生、第三者に関する情報に係る意見聴取その他やむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、公文書公開決定期間延長通知書により、その旨を請求者に通知する。なお、当該決定期間延長通知書が受付の日から起算して15日以内に請求者に到達しないおそれがあると認められるときには、電話によりその旨を請求者に通知するものとする。

イ　やむを得ないと認められる場合

(ア)　請求があった公文書に第三者に関する情報が記録されている場合であって第三者の意見聴取を行わなければならない場合

(イ)　複数の部課に関連する事務に関する情報が記録されている公文書の公開請求があって、当該関連部課の意見を徴するのに相当の日数を要する場合

(ウ)　請求があった公文書が大量であり、物理的に間に合わない場合

(エ)　天災等の発生等、予測し難い突発的な業務の増大があった場合

(オ)　年末年始等の業務を行わない時期であるため、公開・非公開の決定ができない場合

(カ)　(ア)から(オ)までに掲げるもののほか、やむを得ない合理的な理由がある場合

ウ　延長の期間

決定期間を延長する場合は、できるだけ短く、合理的な期間としなければならない。

(4)　「公文書の公開又は非公開に関する意見書」の作成

担当課は、公開請求に係る公文書の内容を確認し、審査し、必要に応じ、関係各課及び情報公開主管課と協議の上、「公文書の公開又は非公開に関する意見書」を作成し、情報公開調整会議に提出するものとする。

2　情報公開調整会議

情報公開調整会議は、公開請求に係る公文書の公開又は非公開の決定を適正かつ統一的に行うため、担当課からの「公文書の公開又は非公開の意見書」について検討を行い、その結果を情報公開主管課に意見する。

3　情報公開主管課

(1)　情報公開主管課は、担当課及び情報公開調整会議の意見を参考に、当該公文書の公開又は非公開の決定を行う。この場合、起案文書には、次に掲げる事項を記入する。

ア　公開請求に係る公文書の名称

イ　決定の内容

ウ　請求から決定までの経過

エ　添付書類名

オ　アからエまでに掲げるもののほか、公開又は非公開の決定について必要と認める事項

(2)　起案文書の添付書類

公開又は非公開の決定に係る起案文書には、次に掲げる書類を添付するものとする。

ア　決定通知書の写し

イ　公開請求に係る公文書の写し

ウ　第三者から提出された意見書及び参考資料

エ　公開請求書の写し

オ　公開又は非公開に関する担当課の意見書

カ　情報公開調整会議の意見書

キ　アからカまでに掲げるもののほか、公開又は非公開の決定について必要と認める書類

(3)　決定通知書の送付

情報公開主管課は、公開又は非公開の決定をしたときは、速やかに請求者に対して決定通知書を送付するとともに、その写しを担当課に送付しなければならない。

4　決裁の区分等

公文書の公開請求に係る決裁区分は次のとおりとする。ただし、重要又は異例なものは、市長決裁とする。

(1)　第三者の意見聴取に関すること　主務部長

(2)　公開又は非公開の決定期間の延長に関すること　主務部長

(3)　公開又は非公開の決定に関すること　総務部長

第5　公開の実施

1　公開の日時及び場所

(1)　公開の日時

公文書の公開は、公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書により、あらかじめ指定した日時及び場所において行う。なお、請求者から指定した日時では都合が悪い旨の連絡があった場合には、公開の日時について、適宜、変更して差し支えない。この場合においては、改めて請求者に決定通知書を送付する必要はない。

(2)　公開の場所

公開の場所は、原則として情報公開総合窓口にて行うものとする。ただし、公文書の持ち出し等により担当課の業務に支障が生ずる等やむを得ない事情がある場合は、担当課において公開することができる。

2　職員の立会い

公文書の公開を実施するときは、担当課の職員が立ち会い、必要に応じて公文書の内容について説明するものとする。

3　公開決定通知書の提示

公文書の公開を実施するに当たっては、請求者に対して公開決定通知書の提示を求め、次の事項を確認するものとする。

(1)　公開決定通知書に記入された公文書と公開を受けようとする公文書とが一致すること。

(2)　公文書の公開の方法

(3)　写しの交付を必要とする場合は、その箇所等

4　公開の方法

(1)　閲覧

ア　公文書の公開は、原則として、当該公文書の原本により行うものとするが次に掲げる場合においては、当該公文書を複写したものを閲覧に供することができる。

(ア)　公文書を閲覧に供することにより、当該公文書が汚損され、又は破損されるおそれがあるとき。

(イ)　公文書の部分公開をするとき。

(ウ)　日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより、当該業務に支障が生ずるおそれがあるとき。

(エ)　(ア)から(ウ)までに掲げるもののほか、相当の理由があるとき。

イ　閲覧の中止及び禁止

公文書の閲覧に当たっては、担当課の職員は、閲覧者が当該公文書を汚損し、又は破損することがないよう注意し、閲覧者が当該公文書を汚損し、若しくは破損したとき、又はこれらの行為をするおそれがあるときは、当該閲覧者に対し、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

(2)　写しの交付

公文書の写しは、原則として担当課の職員が公文書1件につき1部作成し、交付する。

(3)　公文書の部分公開

公文書の部分公開は、次の方法により実施するものとする。

ア　公開部分と非公開部分がページ単位で区分できる場合

非公開部分を取り外して公開する。ただし、袋とじのもの、契約書のように割り印を押したもの、用紙の表裏に記録されているもの等で、取り外しができないものについては、公開部分のみを複写したもの、非公開部分を覆って複写したもの等により公開する。

イ　公開部分と非公開部分が同一ページにある場合

非公開部分と覆って複写したもの又は当該ページを複写して非公開部分を塗りつぶしたものの写しにより公開する。

5　費用の徴収

(1)　費用の額

ア　公文書の写しの作成に要する費用の額

乾式複写機で日本工業規格B列5からA列3までの規格の用紙を用いて公文書の写しを作成した場合は、1枚につき10円とし、これ以外の場合は、公文書の写しを作成するために要した費用を勘案して、総務部長が定める額とする。

イ　公文書の写しの送付に要する費用の額

公文書の写しの送付に要する郵送料

(2)　費用の徴収方法

光市財務規則(平成16年光市規則第47号)に規定する現金払込書により、情報公開主管課において徴収する。

(3)　歳入科目

歳入科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)総務費雑入

第6　審査請求に関する事務

1　審査請求ができるもの

行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「行審法」という。)に基づく公文書の公開に係る審査請求(以下「審査請求という。)ができるものは、次のとおりとする。

(1)　条例第5条に規定する請求権者

(2)　実施機関の公開の決定によって、直接自己の権利利益を侵害されたもの(第三者)

2　審査請求の受付窓口

審査請求の受付窓口は、次のとおりとする。

(1)　市長の決定に対する審査請求　情報公開主管課

(2)　市長以外の実施機関(公営企業管理者を除く。)の決定に対する審査請求　各実施機関

(3)　公営企業管理者の決定に対する審査請求　情報公開主管課

3　審査請求の受付

(1)　審査請求の方法

処分に対する審査請求は、行審法第19条により審査請求書によることを要し、口頭による審査請求は認められていない。したがって、処分に関し、口頭で審査請求があったときは、書面による正規の手続により審査請求を行うよう指導するものとする。なお、審査請求については、審査請求書正副2通の提出が必要である。

4　審査請求書の審査

情報公開主管課は、審査請求書があった場合は、次の要件について確認の上、受理するものとする。

(1)　審査請求書の記載事項

ア　審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所又は居所

イ　審査請求に係る処分

ウ　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　審査請求の趣旨及び理由

オ　処分庁の教示の有無及びその内容

カ　審査請求の年月日

キ　審査請求が法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって異議申立てをする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

(2)　審査請求人(審査請求人が法人その他の社団又は財団である場合は代表者又は管理人、総代を互選した場合は総代、代理人によって審査請求をする場合は代理人)の押印の有無

(3)　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本又は抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録の写し、代理人委任状等)の添付の有無

(4)　審査請求期間内(公文書の公開をするかどうかの決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内であり、かつ、処分があった日の翌日から起算して1年以内)の審査請求かどうか。

(5)　審査請求適格の有無(公文書の公開をするかどうかの決定等の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか)

5　審査請求書の補正

情報公開主管課は、当該審査請求が前項第1号から第3号までいずれかの要件を満たさない場合であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命じなければならない。

6　審査請求についての却下の決定

情報公開主管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求の却下の決定を行い、審査請求人に通知するものとする。

(1)　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

(2)　補正命令に応じなかった場合

(3)　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

7　審査請求の受理

情報公開主管課は、審査請求書が4の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに次の手続に入らなければならない。

8　弁明書等の提出

情報公開主管課は、7の審査請求を受理したときは、審査請求書の副本又は審査請求書の写しを担当課に送付し、相当の期間を定めて行審法第29条の弁明書の提出を求めるものとする。なお、弁明書の提出があった場合は、審理関係人に弁明書を送付する際、反論書又は意見書を提出ができる旨を、提出期限を定めて通知するものとする。

9　審査庁に対する口頭意見陳述の実施

行審法第31条の規定により、審査請求人又は参加人の申立てがあった場合には、審査庁は、当該申立てをした者に口頭意見陳述の機会を与えなければならない。

(1)　審査庁は、口頭意見陳述の実施に当たり、審理関係人との日程調整、期日及び場所の通知、会場設営等の必要な準備を行うものとする。

(2)　審査庁は、口頭意見陳述を行ったときは、遅滞なく、その記録を作成するものとする。

10　審査会への諮問

情報公開主管課は、当該審査請求を却下する場合及び当該審査請求に係る公文書を公開しない旨の決定を取り消す場合を除き、速やかに「公文書公開審査諮問書」を作成し、次の書類を添付して審査会に諮問するものとする。

(1)　審査請求書の写し

(2)　公開請求書の写し

(3)　決定通知書の写し

(4)　審査請求の対象となった公文書の写し

(5)　弁明書の写し

(6)　(1)から(5)までに掲げるもののほか、審査請求についての審査を行う上で必要と認められる資料

11　審査会に対する口頭意見陳述の実施

条例第15条の2の規定により、審査請求人又は参加人の申立てがあった場合には、審査会は、当該申立てをした者に口頭意見陳述の機会を与えなければならない。なお、9に定める取扱いに準じて事務処理を行うものとする。

12　審査会の意見聴取等への対応

担当課は、条例第15条第5項の規定により、審査会から意見の聴取若しくは説明又は資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

13　審査請求に対する裁決

各実施機関は、審査会の答申が提出されたときは、答申の内容を尊重して速やかに当該審査請求に対する裁決を行うものとする。

14　第三者からの審査請求

第三者に関する情報が記録されている公文書の公開をすることの決定に対して、当該第三者から異議申立てがあった場合、異議申立てを提起しただけでは公開の実施は停止されないので、異議申立てと併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を当該第三者に説明するものとする。

第7　任意の公開に関する事務の取扱い

条例第18条の規定による公文書の公開申出に係る事務処理は、次のとおりとする。

(1)　申出の方法

任意の公開の申出は、主管課に公文書公開申出書を提出することにより行うものとする。

(2)　申出に対する回答

申出に対する公開可否の回答は、公文書公開回答書により行うものとする。

(3)　事務処理

(1)及び(2)のほか、任意の公開に係る事務処理は、第3から第5までに定めるところに準じて行うものとする。

第8　実施状況の公表

1　実施状況の公表

情報公開主管課は、各実施機関における情報公開制度の実施状況を取りまとめ、市広報に掲載することにより公表するものとする。

公表内容

(1)　公開請求件数

(2)　公開決定、部分公開決定及び非公開決定の件数

(3)　不服申立ての処理件数

(4)　(1)から(3)までに掲げるもののほか、必要な事項

第9　その他

この訓令に定めるもののほか、事務取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

附則

附則(平成28年訓令第6号)