○光市病院局文書取扱規程
平成16年10月4日
病院局規程第6号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、光市病院局(以下「病院局」という。)における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ円滑な処理を図ることを目的とする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び写真(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)であって、職員が組織的に用いるものとして管理しているものをいう。
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(3) 起案 病院局の意思を文書によって具体化するための基礎となる案文を作成すること及び事後の報告、事案の結果等を文書として具体化することをいう。
(4) 回議書 決裁又は供覧に係る一切の文書をいう。
(5) 保管 文書を当該文書に係る事案を担当する部署(以下「主管課等」という。)において管理することをいう。
(6) 保存 完結した文書を、書庫において主管課等が管理することをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 事務の処理は、原則として文書によらなければならない。
2 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。
3 文書は、病院局における光市病院事業管理者が管理する公文書の公開等に関する規程(平成16年光市病院局規程第8号)に基づく文書の公開及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく保有個人情報の開示に対応できるよう適切に管理しなければならない。
(経営企画課長、総務課長及び業務課長の責務)
第4条 管理部の経営企画課長、光総合病院の総務課長及び大和総合病院の業務課長は、常に各部署における文書の取扱いに留意し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(課長級の職にある者の責務)
第5条 課長級の職にある者(以下「課長等」という。)は、常にその課等における文書事務が円滑適正に処理されるよう留意し、所属職員の指導に努めなければならない。
(文書主任)
第6条 課長等の文書事務を補佐するため、文書主任を置く。
2 各課等の文書主任は、課長等が指名した職員をもって充てる。
3 文書主任は、次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書の整理及び管理に関すること。
(4) 文書の保存及び引継ぎに関すること。
(5) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関し必要なこと。
第2章 文書の収受及び配布
(収受手続)
第7条 到着文書は、管理部及び光市立光総合病院(以下「光総合病院」という。)にあっては光総合病院の総務課、光市立大和総合病院(以下「大和総合病院」という。)にあっては大和総合病院の業務課において収受し、次に定めるところにより処理しなければならない。
文書の区分 | 配布の方法 | 備考 | |
金券、特殊取扱郵便(書留、配達証明、内容証明等)による文書及び重要又は機密と認める文書 | 特殊郵便物収受簿(様式第1号)に記載の上主管課長等又は名あて人に配布し、受領印を徴する。 | 主管課等において収受印を押印する。 | |
その他の文書 | 開封しないでも主管課等又は名あて人が判明する文書 | 封をしたまま配布ボックスを利用し、主管課等又は名あて人に配布する。 | 主管課等において収受印を押印する。 |
開封しないと主管課等又は名あて人が判明しない文書 | 開封し、配布ボックスを利用して、主管課等又は名あて人に配布する。 | ||
不服申立て又は訴訟に関する文書等収受の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係あると思われる文書 | 開封し、文書の余白に病院局収受印を押し、特殊郵便物収受簿に記載の上、主管課長等又は名あて人に直接配布し、受領印を徴する。 | 主管課等において収受印を押印し、文書の余白に収受時刻を記載する。 | |
新聞、雑誌等の定期刊行物、パンフレット、ポスター類、単なる送り状その他定例的又は軽易な文書 | 開封し、配布ボックスを利用して、主管課等又は名あて人に配布する。 | 収受印は押さない。 | |
2 勤務時間外に到達した文書は、守衛室において収受し、及び保管し、守衛終了後、直ちに総務課長又は業務課長に引き継ぐものとする。ただし、文書の種別が緊急又は重要なものについては、当該文書の収受後、早急に総務課長又は業務課長に連絡しなければならない。
3 総務課長又は業務課長は、郵便料金の未納又は不足の文書があるときは、公務に関するものであることが明らかであるものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。
4 病院局に到達した文書で収受すべきでないものについては、総務課又は業務課において返送その他必要な処置を採らなければならない。
(電気通信回線を利用した収受)
第9条 電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。
2 受信した電子文書については、その内容を確認し、速やかに用紙に出力するものとする。
第3章 文書の処理
(処理の原則)
第10条 課長等は、文書を収受したときは、当該事務の担当者に文書整理簿(様式第4号)に記載させ、処理方針を示して速やかに処理させなければならない。
(1) 光市公用文に関する規程(平成16年光市訓令第8号)に基づき、簡易、平易及び正確に作成すること。
(2) 件名、決裁区分、部課係名、起案者名、保存期間、文書分類コード、起案年月日等必要事項を明記すること。
(3) 起案の根拠となる関係書類及び必要に応じ参考資料を添付すること。
2 電子計算機等を使用して文書を起案する場合は、原則として前項各号の規定に準じて行うものとする。
(文書の記号及び番号)
第12条 文書整理簿に記載する文書は、すべて文書記号及び文書番号を付けなければならない。
2 文書記号は、「光病」の次に管理部にあっては「管」を、光総合病院にあっては、「光」を、大和総合病院にあっては、「大」を付し、さらに必要に応じて課の頭文字を付すものとする。
3 本庁、支所又は出先機関にあてた一般往復文書についての文書記号は、管理部にあっては、「病管」を、光総合病院にあっては、「病光」を、大和総合病院にあっては、「病大」を付し、必要がある場合には課の頭文字を付したものとする。
4 文書番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、同一事案に属する一般文書は、完結するまでは同一の番号を用いることとし、また、その事案が2年にわたるときは、次年において更新するものとする。
5 院内限りの軽易な一般文書については、文書番号を省略し「号外」として処理するものとする。
(決裁区分の表示)
第13条 回議書は、光市病院局事務決裁規程(平成16年光市病院局規程第4号)に規定する決裁区分を表示しなければならない。
(合議)
第14条 回議書は、関係のある他の部課等の長に合議しなければならない。
2 合議は、関係の深い部課等から順次行わなければならない。
3 合議は、主管である部課等の長を経て、関係課長及び関係部長に行うものとする。
4 合議を受けた回議書は、直ちに処理しなければならない。ただし、処理に日時を要する場合は、その旨を主管である部課等の長に通知しなければならない。
5 合議を受けた関係部課等の長に意見があるときは、協議をし、なお決定しないときは、当該回議書の主管である部課等の長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。
(合議済回議書の変更又は廃止)
第15条 決裁又は合議済の回議書の内容を変更しようとするときは、決裁又は合議の例により処理しなければならない。
第4章 文書の施行
(浄書)
第16条 文書の浄書は、原則として主管課等において行う。ただし、主管課等において浄書することが困難な場合は、浄書依頼書(様式第6号)を記入の上、必要に応じて浄書する原本を添えて、総務課又は業務課に提出するものとする。
(公印の押印等)
第17条 文書(電気通信回線を利用して送信する文書を除く。)を施行するときは 公印を押印しなければならない。ただし、院内文書又は軽易な文書については、これを省略することができる。
2 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印をしなければならない。
(公印の使用)
第18条 光市病院局公印規程(平成16年光市病院局規程第5号。以下「病院局公印規程」という。)に定める公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、保管者に提示し、審査を受けなければならない。
(公印の刷り込み)
第19条 公印の文書への押印が多数を要するときは、経営企画課長の承認を得て、当該文書への公印の刷り込みを行うことができる。
(電子計算組織による公印の使用)
第20条 電子計算組織を利用して作成する文書への公印の押印は、保管者の承認を得て、電子計算組織に記録した公印の印影を使用することにより、当該公印の押印に代えることができる。
(発送)
第21条 文書の発送は、次の区分によって行うものとする。
(1) 文書を発送しようとするときは、主管課等において封入をし、発信者、あて先及び郵送種別(親展、書留、速達、内容証明等)を明記して、総務課又は業務課に提出するものとする。
(2) 総務課長又は業務課長は、前号の規定により提出された文書を郵便種別ごとに分類して、料金後納郵便差出票に通数及び料金を記入の上、郵便局に送付するものとする。
(電気通信回線を利用した文書の送信)
第22条 前条の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。
2 電気通信回線を利用する文書の送信は、総合行政ネットワークを利用する場合及び電気通信回線を利用することについて相手先との合意がある場合に限るものとする。
3 総合行政ネットワークによる電子文書を送信する場合には、当該文書に電子署名を付与するものとする。
4 電子署名を行うために必要な事項は、別に定める。
第5章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書整理の原則)
第23条 文書は、文書分類表に基づいて常に整理し、重要なものは非常災害に際して支障がないよう必要な措置をしておかなければならない。
2 未完結文書は、常に一定の場所に保管し、担当者が不在のときでも処理の経過が分かるようにしなければならない。
(完結文書の整理等)
第24条 完結文書は、次に定めるところにより、これを整理しなければならない。
(1) 完結文書は、文書分類表に基づいて分類し、会計年度又は暦年ごとに編集しなければならない。
(2) 事案の処理が2年以上にわたるものは、完結した年度又は年に属する文書として編集するものとする。
(3) 個別ファイルは原則として専用ファイルを使用することとし、これにより難いときはファイル整理票(様式第8号)を使用するものとする。
(4) 個別ファイルには原則として索引目次(様式第9号)を付さなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、課長等は、保管する必要のない軽易な完結文書は、直ちに廃棄することができる。
(文書の保管)
第25条 完結文書は、完結した年度の翌年度(年にあっては、翌年)1年間は、主管課等内において保管する。
2 主管課等での保管が前項の保管期間を経過したものは、原則として、当該文書の保存期間が満了するまで書庫において保存する。
3 課長等は、保存文書を適正に管理し、また情報公開制度に円滑に対応するため、保存文書管理台帳(様式第10号)を作成しなければならない。
(書庫の管理)
第26条 書庫は、総務課長又は業務課長が管理する。
2 書庫内においては、常に清潔整理を維持し、一切の火気を使用してはならない。
(保存種別及び保存期間)
第27条 法律又はこれに基づく政令に規定するものを除くほか、文書の保存期間は、次のとおりとする。
(1) 第1種(永年保存)
(2) 第2種(10年保存)
(3) 第3種(5年保存)
(4) 第4種(1年保存)
(保存文書の廃棄)
第28条 課長等は、保存期間が経過した文書で、なお保存期間を延長する必要がないと認めるものは廃棄するものとする。
2 廃棄文書で、個人のプライバシーに関すること等が含まれているものについては、裁断又は焼却の方法により廃棄しなければならない。
第6章 雑則
(その他)
第29条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成16年10月4日から施行する。
附則(平成16年病院局規程第33号)
この規程は、平成17年1月1日から施行する。
附則(平成18年病院局規程第4号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成31年病院局規程第13号)
この規程は、令和元年5月1日から施行する。
附則(令和2年病院局規程第10号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年病院局規程第1号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年病院局規程第4号)
この規程は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。
附則(令和6年病院局規程第5号)抄
(施行期日)
1 この規程は、令和6年4月1日から施行する。
