(目的)

第1条　この規程は、水道局にかかわる文書の取扱いに関し必要な事項を定めることにより、文書事務の適正かつ円滑な処理を図ることを目的とする。

(文書取扱の原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に事務能率の向上を図るよう処理しなければならない。

(定義)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号の定めるところによる。

(文書処理の責任)

第4条　課長は、その所管に属する文書が第2条の規定により処理され、かつ、整理されるように努めるとともに、所属職員を指導しなければならない。

(文書主任)

第5条　業務課長は、水道局に係る文書を総括的に掌握し、かつ、整理するものとする。

(文書の持出し)

第6条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により、当該文書を所管し、又は保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書取扱簿冊)

第7条　文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。

(文書の収受等)

第8条　文書主任は、市長部局の文書収受主管課より文書の配布若しくは交付を受け、若しくは当該課以外の部局、課その他の機関等より直接文書を受け取り、又は局内の他課で受け取った文書の回付を受けたときは、文書整理簿に登載するとともに、当該文書に受付印(様式第7号)及び決裁供覧印(様式第8号)を押し、自ら処理する必要があるもののほか、当該文書を処理する所管係長に即日配布し、又は交付しなければならない。

(電気通信回線を利用した収受)

第8条の2　電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。

(2課以上にかかわる文書)

第9条　2課以上にかかわる文書を配布する場合は、最も関係の深い課の所管係長に当該文書を配布し、その他の課については、供覧として処理することとする。

(誤配布文書の返還)

第10条　文書主任は、第8条第1項の規定により文書を受け取った場合において、当該文書が主管に属さないと認めるときは、速やかに返還しなければならない。

(一般文書の番号)

第11条　次条に定めるもの以外の文書(以下「一般文書」という。)は、原則として収受・発送の区別なく受付順に文書整理簿により会計年度ごとに一連の文書整理番号(以下「文書番号」という。)を付けるものとする。

(公布文書等の番号)

第12条　公告式条例の適用を受ける規程、訓令、告示、公示及び公表(条例、規則を除く。以下「公布文書」という。)に関する文書番号は、公布番号簿によりそれぞれの項目について、暦年ごとに一連番号を付けるものとする。

(一般文書の記号)

第13条　一般文書を発送する場合は、文書番号の前に「光水」の記号を冠するものとする。ただし、第11条第3項の場合は、この限りでない。

(電話及び口頭による受理)

第14条　電話又は口頭により受理した重要又は異例な事項については、電話・口頭事務処理簿に記載し処理しなければならない。

(文書発信者名)

第15条　発送文書は、原則として管理者名を用いるものとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(一般文書の起案)

第16条　文書の起案は、起案用紙(様式第9号)を用い、次によるものとする。ただし、定例に属するもので第18条に定める例文処理が認められたもの若しくは軽易な文書で処理案を直ちに当該文書の余白に朱記して処理できるもの又は符せんを付して処理できるものその他奥書証明により処理できるものは、この限りでない。

(電報の起案)

第17条　電報の起案は、最も簡明なものとし、文字には、「ふりがな」を付けなければならない。

(例文処理)

第18条　常例の文案によって画一的に処理できる事案については、第16条に定める起案用紙を用いず、あらかじめ別途決裁を受けて定めた起案用紙による文書処理をすることができる。

(文書の書例式)

第19条　文書の書式又は例式については、別に定めるところによるものとする。

(決裁区分の表示)

第20条　回議書には、光市水道局事務決裁規程(平成16年光市水道局規程第3号。以下「決裁規程」という。)第4条の定めるところに従い、回議書の決裁又は供覧区分覧に決裁又は供覧の区分の表示を朱書しなければならない。

(合議)

第21条　他の課若しくは次項に掲げるもの又は同項以外のもので市長部局等が主管する事務に関係の深い事案に係る回議書は、決裁規程第11条の定めるところにより、当該課又は市長部局等に合議し、又は供覧しなければならない。

(回議書の再回)

第22条　合議を受けた課において、当該合議を受けた事案にかかわる事務処理の結果を知る必要がある場合は、当該起案文書中「当該局課名」の上部に「要再回」と朱書するか、又はその余白に「要再回」と朱書し、その下に局又は課名を記載しなければならない。

(合議済の回議書の変更又は廃止)

第23条　合議済の回議書の内容を変更し、又は廃止したときは、合議した課、その他の部局等へその旨を通知しなければならない。

(回議書の持ち回り等)

第24条　回議書は、特に重要若しくは異例なもので説明を要するもの若しくは緊急を要するもの又は人事に関するものその他機密を要するものは、課長又は起案者若しくは責任者が持ち回らなければならない。

(原議の処理)

第25条　原議は、次により処理しなければならない。

(電話・口頭による照会等)

第26条　軽易な照会、回答、報告等の事件については、電話又は口頭により、当該事務を処理することができる。

(浄書)

第27条　原議は、主務課において浄書しなければならない。

(公印の押印)

第28条　文書(電気通信回線を利用して送信する文書を除く。)を発送しようとするときは、これに公印を押し、かつ、原議と契印しなければならない。ただし、軽易なもの及び書簡については、これを省略することができる。

(発送等)

第29条　文書を提出し、送付し、又は配布する場合は、原則として郵送によるものとする。ただし、緊急を要する場合その他直接本人又は代理人に手交することが適当と認められるときは、この限りでない。この場合においては、あらかじめ原議にその旨記載しておかなければならない。

(電気通信回線を利用した文書の送信)

第29条の2　前条の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。

(文書の整理)

第30条　文書は、関係者が不在の場合でもその所在及び処理経過の状況が分かるよう常に課又は係ごとに整理し、かつ、保管しなければならない。

(文書の分類表)

第31条　主務課長は、当該課に係る文書の分類表を作成し、業務課長に提出しなければならない。

(完結文書の整理)

第32条　文書主任及び文書主任を置かない課の課長は、次により完結文書を整理しなければならない。

(完結文書の主務課保管)

第33条　完結文書の主務課における保管期間は、整理区分が会計年度によるものについては処理された年度の翌年度、暦年によるものは処理された年の翌年、その他会計年度又は暦年にわたって継続的に1事件として処理されたものは、当該事件の完結した会計年度の翌年度又は暦年の翌年とする。

(文書の引継ぎ)

第34条　主務課長は、前条に規定する保管期間を経過した文書(第36条に定める文書を除く。)を、業務課長に引き継がなければならない。

(文書の種類別保存期間)

第35条　文書の保存期間は、当該文書の保管期間を経過した後、次のとおりとする。

(保存を要しない文書)

第36条　完結文書の保管期間満了後主務課長が廃棄することができる文書は、次のとおりとする。

(廃棄処分)

第37条　主務課長は、毎年度1回保存文書を点検し、第34条第1項の規定により保存文書として業務課長に引き継ぎ、又は前条の規定に基づき廃棄処分を行わなければならない。

(保存文書の借覧)

第38条　書庫に保存されている文書を借覧しようとするときは、保存文書借覧簿に必要事項を記入し、業務課長の承認を得なければならない。

(書庫の管理)

第39条　書庫は、業務課長が管理し、常に火気及び盗難に注意しなければならない。

(その他)

第40条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が別に定める。