○光市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
令和5年6月26日
訓令第31号
(趣旨)
第1条 この訓令は、光市における戸籍情報システムに係る適正な管理及び運用について、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び同法に基づく法令等並びに光市電子計算業務管理運営要綱(平成16年光市訓令第16号)に定めるもののほか、光市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護及び厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと市民課に設置した戸籍専用端末により、現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、戸籍の附票、人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍の附票事務、人口動態調査事務等の関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク・光磁気ディスク・磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) 端末装置とは、クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと専用通信回線によって結ばれ、戸籍データの入力及び出力の機能を有する機器をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯、被害の状況等を調査し、市長に報告しなければならない。
(端末装置取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末装置の適正な管理をするため、端末装置取扱責任者を置き、戸籍担当係長をもって充てる。
(戸籍データ取扱責任者)
第7条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍担当係長をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第8条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 出入力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 出入力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第9条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等には、格納した記録内容が分かるようにラベルで明示する等の適正な管理をすること。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払い及び管理については、ラベルの名称、作成時期等の必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去した上で焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管する必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の安全を確保すること。
(2) 保管する必要のある出力帳票は、作成期日等の必要事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は、廃棄するときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、保護管理者は、サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
3 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID及びパスワードを設定して付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについて、緊急時の保守作業のみにおいて許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
3 戸籍データアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第14条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務範囲を定め、個別に出入力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。
2 戸籍情報システム事業者は、戸籍情報システムを操作することはなく、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は取扱職員により実施する。
3 戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止措置)
第15条 戸籍サーバ、戸籍データ、戸籍情報システムの各々にアクセスするためにID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることなく適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第16条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に必要に応じて次の事項を報告させ、取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第17条 端末装置は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末装置の操作は、戸籍事務、戸籍の附票事務、人口動態調査事務及び関連事務に必要な場合を除き行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを、戸籍事務、戸籍の附票事務、人口動態調査事務及び関連事務に必要な場合を除き検索してはならない。
(機器及びソフトウェア等の保管)
第18条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェアを管理しなければならない。
(研修の実施)
第19条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の向上とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の研修を行わなければならない。なお、新任の取扱職員については、配属後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(その他)
第20条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、令和5年6月26日から施行する。