(目的)

第1条　この訓令は、電子計算機で処理される個人情報を保護するとともに、電子計算業務(以下「電算業務」という。)を適正かつ円滑に管理運営することを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(業務の範囲)

第3条　電算業務の範囲は、次に掲げるもののうち、当該業務を遂行するに当たって、必要かつ事務の目的が明らかなものとする。

(記録の制限)

第4条　電算業務においてデータとして記録する事項は、前条に定めるもののうち必要最小限なものとする。

(電算管理者の設置)

第5条　電算業務を総括的に管理するため、電算管理者を置き、政策企画部長をもってこれに充てる。

(電算管理者の職務)

第6条　電算管理者は、次に掲げる職務を所掌する。

(電算副管理者の設置)

第7条　電算管理者の職務を補佐するため、電算副管理者を置き、情報・DX推進課長をもってこれに充てる。

(管理及び運営)

第8条　電算システムの管理及び運営は、政策企画部情報・DX推進課及び各業務主管課が行うものとする。

(電算業務における個人情報管理責任者の職務)

第9条　電算業務の適性かつ円滑な処理を図るため、個人情報管理責任者(以下「管理責任者」という。)は、担当課等の電算業務における管理責任者として、次に掲げる職務を所掌する。

(データの利用制限)

第10条　データは、その保有する目的を超えて利用してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

(データの管理)

第11条　管理責任者は、データの授受、処理、保管及び廃棄の各段階において、漏えい、滅失及びき損のないよう必要な措置を講じなければならない。

(入出力の帳票及び媒体の管理)

第12条　管理責任者は、所掌業務に係る入出力の帳票及びデータ記録媒体を常に整備し、適正に管理しなければならない。

(端末機取扱者の指定)

第13条　管理責任者は、その所属する職員のうちから端末機の取扱者(以下「端末機取扱者」という。)を指定し、端末機取扱者指定報告書(様式第3号)により電算副管理者に報告するものとする。

(端末機の運用)

第14条　端末機は、管理責任者及び端末機取扱者でなければ操作できない。

(磁気ファイルの管理)

第15条　電算副管理者は、電子計算機によって記録された磁気ファイルについて、管理台帳を整備し、保管庫からの入出庫及びデータの作成、追加、更新、廃棄、複写等その手続を定め、適正に管理しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第16条　電算副管理者は、ドキュメントを整理し、外部への持ち出し、複写等についてその管理上必要な手続を定め、適正に管理しなければならない。

(事故発生時の対策等)

第17条　電算副管理者は、事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を職員に徹底するよう努めなければならない。

(年間運用計画)

第18条　電子計算機及び関連機器を利用する管理責任者は、毎年1月末日までに翌年度の業務別年間実施計画書(様式第5号)を作成し、電算管理者へ提出しなければならない。

(月間運用計画)

第19条　管理責任者は、前条第2項に規定する業務別年間処理計画書に基づき、月間実施計画書(様式第7号)を作成し、電子計算機等を使用する月の前月15日までに電算副管理者へ提出し、協議するものとする。

(新規業務等の決定)

第20条　管理責任者は、新たに電算業務を開発しようとする場合又は電算業務のシステムを変更しようとする場合には、電算業務計画書(様式第9号)を作成し、電算管理者と協議の上市長の承認を受けるものとする。

(電算業務の委託)

第21条　電算業務の全部又は一部が次の各号のいずれかに該当する場合は、外部委託により処理(以下「委託処理」という。)をすることができる。

(その他)

第22条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。