○光市議会事務局処務規程

平成16年11月24日

議会訓令第5号

(趣旨)

第1条 この訓令は、光市議会事務局設置条例(平成16年光市条例第176号。以下「条例」という。)第7条の規定に基づき、光市議会事務局(以下「事務局」という。)の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(係の分掌事務)

第2条 各係の分掌事務は、次のとおりとする。

庶務係

(1) 公印の保管に関すること。

(2) 文書の収受、発送、編さん及び保存に関すること。

(3) 儀式及び接遇に関すること。

(4) 秘書及び特命事項に関すること。

(5) 議員の履歴整理に関すること。

(6) 条例その他の規程の制定及び改廃に関すること(議事係の分掌事務のうち、第13号に掲げる事務を除く。)

(7) 職員の任免、給与、分限、懲戒、服務、研修及び勤務成績の評定その他身分取扱いに関すること。

(8) 議長会、事務局長会その他市議会との連絡に関すること。

(9) 予算、決算及び経理に関すること。

(10) 議員報酬及び費用弁償に関すること。

(11) 議員の共済年金に関すること。

(12) 議員の出張に関すること。

(13) 職員の時間外勤務及び出張に関すること。

(14) 職員の福利厚生に関すること。

(15) 庁舎の管理に関すること。

(16) 物品の出納及び保管に関すること。

(17) 自動車の管理に関すること。

(18) 外来者の受付及び案内に関すること。

(19) 各係の事務の調整に関すること。

(20) 他係の主管に属しない事項に関すること。

議事係

(1) 議会の会議に関すること。

(2) 議会の傍聴に関すること。

(3) 委員会、協議会及び運営委員会に関すること。

(4) 議員の出欠に関すること。

(5) 請願、陳情及び意見書の処理に関すること。

(6) 議案の整理及び配布に関すること。

(7) 議決報告に関すること。

(8) 議員提出議案及び決議案の作成に関すること。

(9) 議事の速記及び記録に関すること。

(10) 会議録及び速記録の作成及び編さんに関すること。

(11) 公聴会に関すること。

(12) 議場の取締りに関すること。

(13) 委員会条例、会議規則及び傍聴規則の制定及び改廃に関すること。

(14) 議会史の編さん及び刊行に関すること。

(15) 前各号に掲げるもののほか、議事に関すること。

調査係

(1) 重要事案の調査に関すること。

(2) 市政一般の調査及び統計に関すること。

(3) 議会資料の編さん及び広報に関すること。

(4) 情報の収集及び整理に関すること。

(5) 各市に対する諸調査及び照会に関すること。

(6) 新聞、官報、公報その他刊行物の整理及び保管に関すること。

(7) 地方制度及び法令諸規程の研究及び調査に関すること。

(8) 図書類の閲覧及び貸出しに関すること。

(9) 前各号に掲げるもののほか、調査に関すること。

第3条 事務局長において必要あると認めるときは、前条の規定にかかわらず事務を分掌させ、又は特に命じて処理させることができる。

(事務局長の専決事項)

第4条 事務局長は、次の事項を専決することができる。

(1) 職員の配置及び事務の分担に関すること(次長及び係長を除く。)

(2) 通知、報告、照会、回答等に関すること(軽易なものを除く。)

(3) 出張命令及び復命受領(次長の県内及び宿泊を要しない県外並びに市内)

(次長の専決事項)

第5条 次長は、次の事項を専決することができる。

(1) 所属職員の事務引継ぎに関すること。

(2) 軽易な通知、報告、照会、回答等に関すること。

(3) 出張命令及び復命受領(所属職員の県内及び宿泊を要しない県外並びに市内)

(4) 会議録その他の印刷に関すること。

(5) 会議録その他記録の閲覧に関すること。

(6) 証明書の発行に関すること。

(7) 物品の管理に関すること。

(8) 前各号に掲げるもののほか、軽易かつ恒例的な事務の処理に関すること。

(代決)

第6条 決裁者が不在の場合における決裁は、次の表の定めるところによる。

決裁責任者

代決者及び代決の順位

議長

事務局長

事務局長

事務局次長

事務局次長

(1) 主務係長

(2) 事務局長

(代決の制限)

第7条 前条の規定は、重要な事項及び異例な事項については、適用しない。

(代決後の措置)

第8条 代決者は必要があると認めるときは、代決した事項に係る文書に「要後閲」と朱書し、起案者の責任において決裁責任者の後閲を受けさせなければならない。

(報告)

第9条 専決者は必要があると認めるときは、専決した事項を上司に報告しなければならない。

(文書取扱いの原則)

第10条 文書はすべて正確かつ迅速に取り扱い、常に事務能率を向上するように処理されなければならない。

(記号及び番号)

第11条 文書は、文書管理システム(以下「システム」という。)に登録し、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な事件に関する文書については、号外としてシステムに登録するものとする。

2 記号は、「光市議」を用いる。

3 文書の番号は一連番号とし、暦年(会計に関する文書は会計年度。以下同じ。)により毎年更新するものとする。ただし、同一事件に関する文書は完結に至るまでは同一番号とする。この場合において、年を超えて、なお継続する文書は、当初番号を付した日の属する年を表わす数字を記号に冠しなければならない。

(発信名の原則)

第12条 発送文書は、原則として議長名を用いるものとする。ただし、軽易な文書については、局長名を用いることができる。

(文書の収受)

第13条 到着文書は、庶務係において収受し、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 親展文書及び書留郵便物を除くほかはすべて開封し、文書の余白に収受印を押し、システムに登録の上、主管の係に配布しなければならない。ただし、定期刊行物又は軽易な文書は、適宜処理することができる。

(2) 親展文書は、封かんのまま収受印を押し、システムに登録の上、各あて人に配布しなければならない。

(3) 書留郵便物は、封かんのまま収受印を押し、システムに登録の上、主管に配布しなければならない。

(4) 秘密文書は「秘」の表示を朱書し、特に急を要する文書は「急」の表示を朱書して処理しなければならない。

2 電話又は口頭で照会、回答、報告及び通知があったときは、重要な事項についてはその要領を摘記し、前条の規定に準じて処理しなければならない。

(文書の浄書及び発送)

第14条 決裁済の原議で発送を要する文書は、浄書校合して公印を押し、かつ、原議及び契印をして発送しなければならない。ただし、一般往復文書のうち軽易なものについては、これを省略することができる。

(文書の整理)

第15条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害に際して緊急措置ができるよう準備し、所定の期間保存しなければならない。

(文書の保存)

第16条 前条の保存期間は、別表によるものとし、暦年編集のものは翌年1月1日から、会計年度編集のものは、4月1日から起算する。

(その他)

第17条 この訓令に定めるもののほか、事務の処理については、光市の定める規則その他の例による。

この訓令は、平成16年11月24日から施行する。

(平成19年議会訓令第1号)

この訓令は、平成19年5月1日から施行する。

(平成20年議会訓令第1号)

この訓令は、平成20年9月8日から施行する。

(平成21年議会訓令第2号)

この訓令は、平成22年1月1日から施行する。

別表(第16条関係)

事務局備付文書及び一般文書保存期間

1 永年保存とすべきもの

会議録

議決書原本及び整理簿

委員会記録

歴代議員履歴書つづり

職員人事関係一件

備品整理関係一件

2 10年保存とすべきもの

法定外委員会関係書

意見書、決議書つづり

請願、陳情書等つづり

3 5年保存とすべきもの

議長会関係一件

経理関係一件

報告関係一件

庶務関係つづり

諮問書つづり

議員出欠簿

政治倫理条例関係書

4 1年保存とすべきもの

前各号を除いた文書

光市議会事務局処務規程

平成16年11月24日 議会訓令第5号

(平成22年1月1日施行)