○光市住民基本台帳の閲覧に関する取扱要綱
平成18年11月1日
訓令第17号
(目的)
第1条 この訓令は、光市における住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「住民基本台帳の閲覧」という。)に関し、同法、住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号)、住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)、住民基本台帳事務処理要領(昭和42年自治振第150号等自治省行政局長等から各都道府県知事あて通知)に定めがあるもののほか、必要な事項を定めることにより、市民のプライバシーの保護等を図るとともに、適正かつ円滑な事務の執行を図ることを目的とする。
(閲覧の場所)
第2条 住民基本台帳の閲覧は、市民課戸籍住民係で行う。
(閲覧の日時)
第3条 住民基本台帳の閲覧ができる日及び時間は、火曜日から木曜日までの午前8時30分から正午まで及び午後1時から午後5時までとする。ただし、次に掲げる日を除く。
(1) 光市の休日に関する条例(平成16年光市条例第2号)第1条第1項に定める日
(2) 前号に定める日の前日及び翌日
(3) その他市長が必要と認める日
(閲覧の目的)
第4条 市長は、次の各号のいずれかに掲げる活動を行うために住民基本台帳法第11条の2第1項の規定に基づく住民基本台帳の閲覧が必要である旨の申出があり、かつ、当該申出を相当と認めるときは、その活動に必要な限度において、住民基本台帳の閲覧を行わせることができる。
(1) 放送機関、新聞社、通信社その他の報道機関が行う世論調査のうち、その調査結果に基づく報道が行われる等その成果が社会に還元されることにより公益性が高いと認められるもの
(2) 大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者が学術研究の用に供する目的で行う調査のうち、その調査結果又はそれに基づく研究が学会等を通じて公表される等その成果が社会に還元されることにより公益性が高いと認められるもの
(3) 前2号に掲げるもの以外の調査研究のうち、当該調査研究が統計的調査研究であり、その調査結果又はそれに基づく研究が公表されることにより国若しくは地方公共団体における施策の企画・立案又は他の機関における学術研究に利用されることが見込まれる等その成果が社会に還元されると認められる特段の事情があり、公益性が高いと認められるもの
(4) 公共的団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち、公益性が高いと認められるもの
(5) 営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、訴訟の提起その他対象者の範囲が限定的であり、かつ住民票の写しの交付等他の方法では代替できないなどやむを得ないと認められる特別な事情による居住関係の確認のために必要があると市長が認めるもの
(閲覧の申出)
第5条 閲覧の申出者は、閲覧日の5日前(第3条第1号に掲げる日を除く。)までに、次に掲げる書類を市長に提出しなければならない。
(1) 住民基本台帳の閲覧申出書(様式第1号。以下「申出書」という。)
(2) 住民基本台帳の閲覧誓約書兼確認書(様式第2号。以下「誓約書兼確認書」という。)
(3) 閲覧目的に係る調査又は研究等の内容が分かる資料
(4) 申出者が事業者又は各種団体等のときは、法人事業者にあっては登記事項証明書の写し等、個人事業者にあっては事業の免許証又は許可書等、各種団体等にあっては規約又は所属機関発行の証明書等その事業(運営)概要や営業(運営)事実等を客観的に確認できるものとして市長が適当と認める資料
(5) 法令等に基づく個人情報保護への対応を示す資料
(7) その他市長が適当と認める資料
(閲覧の許可)
第6条 市長は、前条第1項に規定する申出書類の提出があった場合において、その内容を確認し、適当と認めるときは、申出者に住民基本台帳の閲覧を許可する旨を口頭又は書面で通知するものとする。
(閲覧の人数及び期間)
第7条 閲覧者は、申出1件につき2人までとし、その期間は、3日を限度とする。ただし、市長が必要と認めるときは、この限りでない。
(閲覧者の本人確認)
第8条 市長は、第6条の規定に基づき申出を許可したときは、閲覧者が本人であることの確認を行わなければならない。
3 閲覧者は、照会書兼回答書を持参するとともに、本人であることを証する次に掲げる身分証を提示しなければならない。
(1) 保険証又は年金手帳等、本人の住所、氏名、出生年月日等が記載されたもの
(2) やむを得ない理由により、前号に掲げる身分証が提示できないときは、本人の氏名等が記載されたもの2種類
4 市長は、閲覧者が閲覧を行う際に官公署発行の免許証、許可証又は資格証明書等身分証明書(本人の写真が貼付され、その写真に浮出しプレス若しくはせん孔による証印又は特殊加工したものに限る。)を提示し、当該閲覧者が本人であることを確認できるときは、第2項に規定する照会を省略することができる。
5 市長は、第2項の規定による照会に対し、その付された期限内に回答がないとき、又は閲覧者が本人と確認できないときは、当該申出を許可しないものとする。
6 市長は、閲覧者の本人確認を行う上で必要があるときは、他市区町村に照会等を適宜行い、確認する。
(閲覧者の申出者との関係確認)
第9条 市長は、閲覧者が申出者と異なるときは、閲覧を行う際にその関係が確認できる証明書等の提示を求め、当該関係の確認を行うものとする。
(閲覧の制限)
第10条 市長は、次の各号のいずれかに該当するときは、閲覧の申出を拒否し、又は制限し、若しくは中止させることができる。
(1) 執務に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(2) 第5条第1項に定める申出書の内容に偽りがあるとき、又は誓約書兼確認書の誓約事項に反したとき。
(3) 閲覧により知り得た情報を不当な目的に利用するおそれがあるとき。
(4) 閲覧を行う際、閲覧者が住民基本台帳の閲覧に関する事務に従事する職員の指示に従わないとき。
(確認のための質問等)
第11条 市長は、事務の適正な遂行に必要なときは、関係人に対して質問又は調査することができる。
(閲覧状況の公表)
第12条 市長は、住民基本台帳法第11条の2第12項の規定に基づき、住民基本台帳の閲覧の状況について、次に掲げる事項を公表するものとする。
(1) 閲覧日
(2) 申出者の氏名(申出者が法人又は各種団体等のときは、その名称及び代表者又は管理人の氏名)
(3) 委託による閲覧の申出の場合は、委託者の氏名(委託者が法人、各種団体等又は国若しくは地方公共団体の機関のときは、その名称)
(4) 利用目的の概要
(5) 閲覧対象となった住民の範囲
2 前項に規定する公表は、毎年4月及び10月に光市ホームページに掲載することにより行う。
3 前2項の規定は、住民基本台帳法第11条第3項の規定による公表について準用する。
(閲覧簿の作成及び保管)
第13条 市長は、閲覧簿を1月、4月、7月及び10月の初旬に作成するものとする。
2 市長は、閲覧簿を施錠ができる保管庫において保管しなければならない。
(申出書類等の保存)
第14条 市長は、第5条第1項の各号に規定する申出書類及び閲覧者が転記した内容を複写したものを申出が受理された日の属する年の翌年から3年間保存するものとする。
(その他)
第15条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年11月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、住民基本台帳法の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成27年訓令第32号)
この訓令は、平成28年1月1日から施行する。
