(趣旨)

第1条　この訓令は、情報セキュリティを確保するため、USBメモリその他の外部記録媒体の取扱いに起因する、個人情報及び業務上の機密情報の漏えいの防止に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(行政情報の複製及び送受信)

第3条　職員は、情報機器に保存された市の業務に関する情報(以下「行政情報」という。)を外部記録媒体に複製するとき、又は外部ネットワークに接続して、重要情報を送受信するときは、システム管理者が指定する外部記録媒体(以下「指定媒体」という。)を使用しなければならない。

(行政情報の持ち出し)

第4条　職員による行政情報の持ち出しができるセキュリティポリシー第27条第2項に規定する別に定める基準に該当するときは、次のとおりとする。

(第三者への貸与等)

第5条　市の業務を実施するために、指定媒体に行政情報を複製して第三者に貸与することが必要なとき、又は外部ネットワークに接続して重要情報を送受信する必要があるときは、あらかじめシステム管理者と協議の上、システム統括者及び専決者の決裁を受けなければならない。

(情報管理者の責務)

第6条　情報管理者は、外部記録媒体の取扱いに関して事故の発生を防止するとともに、万一事故が生じた場合に迅速かつ適切な対応を図ることができるよう、関係規程を厳守し、かつ、所属の課員に厳守させるよう、周知徹底するものとする。

(職員の責務)

第7条　職員は、関係規程を遵守し、情報セキュリティの保持に努めなければならない。

(管理責任)

第8条　指定媒体は、システム管理者が統括管理するものとする。

(申請)

第9条　情報管理者は、指定媒体を使用して業務を実施することが必要と認めるときは、外部記録媒体使用申請書(様式第1号)により、電子メール等の電子的な方法を用いてシステム管理者に申請しなければならない。

(使用許可)

第10条　前条の規定により申請を受けたシステム管理者は、その内容を審査し、使用の許可又は不許可を外部記録媒体使用許可・不許可通知書(様式第1号)により、申請を行った情報管理者に通知しなければならない。

(使用停止)

第11条　情報管理者は、前条の規定により使用を許可された指定媒体(以下「許可指定媒体」という。)の使用を停止するとき(第9条第2項に規定する臨時的に指定USBメモリを使用する場合を除く。)は、指定媒体使用停止届(様式第2号)により、電子メール等の電子的な方法を用いてシステム管理者に届け出なければならない。

(適正な管理)

第12条　情報管理者は、許可指定媒体を施錠可能な場所に保管し、かつ、類推されにくいパスワードを設定する等適正な管理を行うとともに、紛失し、又は盗難されることがないよう必要な措置を講じなければならない。

(使用方法)

第13条　職員は、許可指定媒体を使用するときは、指定媒体使用簿(様式第3号。以下「使用簿」という。)を用いて情報管理者に申請を行い、その許可を得なければならない。

(目的外使用の禁止)

第14条　情報管理者及び使用者は、申請した目的以外の目的で、許可指定媒体を使用してはならない。

(紛失又は盗難)

第15条　使用者は、許可指定媒体を紛失し、又は盗難されたときは、直ちに情報管理者に報告しなければならない。

(連絡体制)

第16条　情報管理者は、使用者と常に連絡を取ることができる体制を確保しなければならない。

(破損及び故障)

第17条　情報管理者は、許可指定媒体が破損し、又は故障したときは、システム管理者に報告しなければならない。

(棚卸し)

第18条　システム管理者は、許可指定媒体の所在を確認するために、管理システム又は目視による確認により、定期的に棚卸しを実施するものとする。

(監査)

第19条　システム管理者は、外部記録媒体の保管状況を確認するため、1年に1回以上許可指定媒体の使用許可先を監査するものとする。

(その他)

第20条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。